Un assistant IA pour syndic de copropriété

Ce site s'adresse aux syndics de copropriété, professionnels ou bénévoles, aux gestionnaires et aux assistants de copropriété qui veulent équiper leur équipe d'un assistant capable de répondre à partir des documents de chaque immeuble. Une question sur les charges, une date d'assemblée, le prestataire de l'ascenseur : la réponse est presque toujours dans un règlement, un procès-verbal ou un carnet d'entretien. L'assistant la retrouve et la cite ; le gestionnaire garde les urgences, les litiges et les décisions.

Le repère : trois listes, trois niveaux d'accès

Le décret du 23/05/2019 fixe ce que le syndic professionnel met dans son espace en ligne, et pour qui :

• pour tous les copropriétaires : règlement, état descriptif de division, fiche synthétique, carnet d'entretien, diagnostics, contrats, procès-verbaux des trois dernières assemblées annuelles, contrat de syndic ;
• pour chaque copropriétaire, sur son lot : compte individuel, charges payées, part du fonds de travaux, appels de fonds ;
• pour le conseil syndical : balances, relevés bancaires, procédures en cours, liste des copropriétaires.

Ces trois listes donnent une règle simple : un assistant ouvert aux copropriétaires ne lit que la première. Le reste demande des droits d'accès que l'outil de gestion du cabinet assure déjà. Ajoutez deux réflexes : chaque réponse cite son document et sa date, et chaque document appartient à un immeuble précis.

Les documents de l'immeuble

• Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division : le texte le plus consulté, à donner avec tous ses modificatifs.
• Retrouver une décision d'assemblée générale : le registre des procès-verbaux, et comment citer une résolution sans erreur.
• Le carnet d'entretien : son contenu obligatoire et facultatif.
• La fiche synthétique : la carte d'identité de l'immeuble, et son lien avec le registre national des copropriétés.

Les règles du métier

• L'extranet du syndic : les trois listes du décret, en détail.
• Les majorités des articles 24, 25 et 26 : ce que dit la loi du 10/07/1965, passerelles comprises.
• Le plan pluriannuel de travaux : l'obligation, les votes, le diagnostic technique global et le fonds de travaux.

Les situations du quotidien

• Répondre aux questions des copropriétaires : charges, fonds de travaux, nuisances, honoraires, et le document qui répond à chacune.
• Gérer les demandes des copropriétaires : trier les mails et les appels, ce qui revient à l'assistant et ce qui reste au gestionnaire.
• Le dégât des eaux : qui déclare, la convention entre assureurs, ce que l'assistant peut rappeler.
• Le changement de syndic : les délais de transmission des archives, et l'occasion de repartir sur une base propre.

Pour démarrer

Par où commencer donne la liste des documents à rassembler par immeuble, ceux à laisser de côté et les étapes d'un premier test.

Ce que ce site ne fait pas

Il rappelle ce que disent les textes, avec la date de la page consultée. Il ne donne pas de conseil juridique : pour une décision, une contestation ou une clause ambiguë, voyez votre conseil, un avocat ou un notaire. Les textes changent souvent ; vérifiez toujours la version en vigueur sur Légifrance avant d'appliquer une règle.