Dans quel délai le syndic doit-il fournir la fiche synthétique ?

Service Public indique un délai d'un mois après la demande du copropriétaire ; au-delà, une pénalité de 15 € par jour de retard est déduite de la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.

Un copropriétaire peut-il faire des travaux sur les parties communes à ses frais ?

Seulement avec une autorisation de l'assemblée générale, votée à la majorité de l'article 25 de la loi du 10/07/1965, pour des travaux conformes à la destination de l'immeuble.

Un assistant peut-il répondre à la place du gestionnaire ?

Il peut répondre aux questions dont la réponse est dans un document de l'immeuble et orienter le reste. Les urgences, les litiges et tout ce qui touche à un compte individuel restent au gestionnaire.

Gérer les demandes des copropriétaires

Gérer les demandes des copropriétaires, c'est d'abord les trier : une fuite dans la cage d'escalier n'attend pas, une demande de règlement de copropriété peut être servie tout de suite, une contestation de charges demande un gestionnaire. Un assistant d'équipe aide surtout sur la deuxième catégorie, celle des demandes dont la réponse existe déjà dans un document, et il fait gagner du temps en orientant les autres.

Les sept familles de demandes

Famille	Exemple	Qui traite	Ce que l'assistant peut faire
Urgence et sinistre	Fuite, panne d'ascenseur, porte de parking bloquée	Gestionnaire, prestataire d'astreinte	Donner le numéro d'urgence de l'immeuble, rappeler les gestes de base, ouvrir une fiche
Demande de document	Règlement, procès-verbal, carnet d'entretien	Assistant de copropriété	Indiquer où le trouver sur l'extranet, ou transmettre la demande
Question sur une règle de l'immeuble	Animaux, encombrants, horaires de travaux	Assistant	Citer la clause du règlement ou la décision d'assemblée
Question sur les charges	Répartition, appel complémentaire	Assistant puis comptable	Expliquer la grille du règlement ; renvoyer vers l'espace personnel pour le solde
Travaux privatifs	Changement de fenêtres, climatisation en façade	Gestionnaire	Rappeler qu'une autorisation d'assemblée peut être nécessaire
Question pour l'assemblée	Projet à faire voter	Gestionnaire	Rappeler la forme et le délai de la demande
Réclamation, litige, nuisance	Bruit, contestation d'une décision	Gestionnaire	Accuser réception, sans prendre position

Les délais et les formes que l'assistant peut rappeler

Ces règles viennent des fiches Service Public. L'assistant les cite avec leur source ; il ne les interprète pas.

Fiche synthétique : tout copropriétaire peut l'obtenir gratuitement, sur demande par tout moyen ; le syndic a un mois pour la fournir, et une pénalité de 15 € par jour de retard est prévue (fiche vérifiée le 03/07/2026). Voir la fiche synthétique.
Procès-verbal : le syndic remet une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui le demande ; le contrat de syndic peut prévoir des frais (fiche vérifiée le 18/02/2026).
Question à inscrire à l'ordre du jour : demande par lettre recommandée avec avis de réception, reçue par le syndic avant l'envoi de la convocation ; sinon elle est reportée à l'assemblée suivante (fiche vérifiée le 18/02/2026).
Travaux d'un copropriétaire sur les parties communes ou l'aspect extérieur : l'article 25 de la loi du 10/07/1965 soumet à la majorité des voix de tous les copropriétaires l'autorisation de les exécuter à ses frais, s'ils sont conformes à la destination de l'immeuble. Voir les majorités.
Sinistre : s'il naît dans les parties communes, c'est le syndic qui déclare à l'assureur de l'immeuble ; s'il vient d'une partie privative, le copropriétaire déclare à son propre assureur (fiche vérifiée le 22/07/2025). Voir le dégât des eaux.

La méthode en cinq étapes

Recenser une semaine de demandes. Notez, pour chaque mail ou appel, la famille, l'immeuble et le document qui a servi à répondre. Vous verrez vite quelles questions reviennent.
Classer les documents par immeuble. Une réponse sur les charges ou les animaux dépend du règlement de l'immeuble. Un assistant qui mélange les règlements de deux résidences donnera une réponse fausse avec assurance.
Écrire les consignes de renvoi. Pour chaque famille hors de portée de l'assistant, une phrase : « Pour une fuite, appelez le numéro d'astreinte affiché dans le hall » ; « Pour votre solde, connectez-vous à votre espace personnel ».
Tester avec de vraies questions. Reprenez les demandes recensées, sans les noms. Vérifiez que l'assistant cite le bon immeuble, la bonne clause, la bonne date de procès-verbal.
Garder une trace. Une demande orientée par l'assistant doit arriver chez le gestionnaire avec l'immeuble, le lot et l'objet. Sinon, le copropriétaire relance et le temps gagné est perdu.

Ce qui reste au gestionnaire

Les urgences. L'assistant donne le bon numéro et la marche à suivre, jamais un « on s'en occupe » qu'il ne peut pas tenir.
Les comptes individuels. Le solde, un impayé, un échéancier : ces informations sont propres au lot. Le décret du 23/05/2019 place d'ailleurs le compte individuel et les avis d'appel de fonds dans l'espace réservé à chaque copropriétaire, pas dans l'espace commun.
Les litiges. Contestation d'une décision, nuisance, désaccord avec un prestataire : l'assistant accuse réception et transmet, sans avis.
Les décisions. Autoriser des travaux, engager une dépense, relancer un prestataire : c'est le rôle du syndic, dans le cadre des décisions d'assemblée.

Données personnelles

Un mail de copropriétaire contient un nom, une adresse, parfois une situation financière. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) indique, dans ses questions-réponses du 18/07/2024, que l'organisme qui relie un système d'IA à sa propre base de connaissances est responsable de ce traitement lorsque la base contient des données personnelles. Elle recommande aussi d'encadrer l'usage par une charte interne et de former les utilisateurs. Gardez donc les mails et les listes de copropriétaires hors de la base de l'assistant, et vérifiez le reste avec votre délégué à la protection des données ou la CNIL.

Exemple

Par exemple, un cabinet qui gère plusieurs immeubles reçoit chaque lundi des demandes sur les encombrants, les horaires de travaux et les dates d'assemblée. Ces trois sujets ont leur réponse dans le règlement, le procès-verbal et la convocation. L'assistant y répond en citant l'immeuble ; le gestionnaire garde son temps pour la fuite du troisième étage et la contestation de charges.