Extranet du syndic : les documents obligatoires

Le syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété, sauf si l'assemblée générale le refuse à la majorité de l'article 25. Le décret n° 2019-502 du 23/05/2019 fixe trois listes minimales : les documents accessibles à tous les copropriétaires, ceux réservés à chaque copropriétaire pour son lot, et ceux réservés au conseil syndical. Ces trois listes sont aussi un bon point de départ pour décider ce qu'un assistant peut lire.

Ce que dit le texte

L'article 18 de la loi du 10/07/1965 (version en vigueur depuis le 11/04/2024) prévoit un accès « différencié selon la nature des documents » et selon que la personne est membre du syndicat ou du conseil syndical. Service Public (fiche vérifiée le 08/07/2026) précise que l'espace est accessible par code personnel et que les documents doivent pouvoir être téléchargés et imprimés.

Liste 1 : pour tous les copropriétaires (article 1 du décret)

Article en vigueur depuis le 10/10/2020, dans sa rédaction issue du décret du 07/10/2020 :

1. le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et leurs modificatifs publiés ;
2. la dernière fiche synthétique de la copropriété ;
3. le carnet d'entretien de l'immeuble ;
4. les diagnostics techniques des parties communes en cours de validité ;
5. les contrats d'assurance de l'immeuble souscrits par le syndic, en cours de validité ;
6. les contrats et marchés en cours signés par le syndic, hors contrats de travail des préposés ;
7. les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8. les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9. le contrat de syndic en cours.

Liste 2 : pour chaque copropriétaire, sur son lot (article 2)

1. son compte individuel, arrêté après approbation des comptes ;
2. le montant des charges courantes et hors budget payées sur les deux derniers exercices clos ;
3. le cas échéant, la part du fonds de travaux rattachée à son lot ;
4. les avis d'appel de fonds des trois dernières années (pour les avis transmis à partir du 01/07/2020, selon l'article 4).

Liste 3 : pour les membres du conseil syndical (article 3)

1. les balances générales des comptes et le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
2. le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés du syndicat ;
3. les assignations en cours et les décisions de justice dont le délai de recours n'est pas expiré ;
4. la liste de tous les copropriétaires ;
5. la carte professionnelle du syndic et ses attestations d'assurance de responsabilité civile professionnelle et de garantie financière, en cours de validité.

Ce que ces listes disent à un assistant

Les trois listes correspondent à trois niveaux d'accès. Un assistant ouvert à tous les copropriétaires d'un immeuble ne peut lire que la liste 1. C'est déjà beaucoup : règlement, carnet d'entretien, fiche synthétique, procès-verbaux et contrats répondent à la plupart des questions courantes.

Un assistant interne, réservé à l'équipe du cabinet, peut aller plus loin, mais la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) rappelle, dans ses questions-réponses du 18/07/2024, que l'organisme qui relie un système d'IA à sa base de connaissances est responsable de ce traitement lorsque la base contient des données personnelles. La liste des copropriétaires, les comptes individuels et les assignations restent dans l'outil de gestion, qui gère déjà les droits de chacun. À vérifier avec votre délégué à la protection des données ou la CNIL.

L'extranet et l'assistant ne se remplacent pas

• L'extranet est l'obligation. Il met les documents à disposition, avec un accès personnel.
• L'assistant est une aide. Il répond à une question en citant le document de l'extranet qui contient la réponse : « Voir le procès-verbal du 12/06/2024, résolution 8, dans votre espace en ligne. »

Le copropriétaire garde ainsi accès au document officiel, et l'équipe n'a plus à le chercher pour lui.

Points à vérifier sur votre extranet

• Le procès-verbal de la dernière assemblée annuelle est-il en ligne, avec les devis de travaux approuvés ?
• Le règlement est-il accompagné de tous ses modificatifs publiés ?
• Les contrats d'entretien en ligne sont-ils encore en cours ?
• La fiche synthétique est-elle celle de l'année ? Voir la fiche synthétique.
• Le carnet d'entretien nomme-t-il le bon syndic ? Voir le carnet d'entretien.

Un document périmé sur l'extranet le sera aussi dans les réponses de l'assistant. Pour la méthode complète, voir par où commencer.