Changement de syndic : transmission des archives

À la fin de ses fonctions, l'ancien syndic doit remettre au nouveau la situation de trésorerie et les références bancaires sous 15 jours, l'ensemble des documents et archives sous un mois, et l'état des comptes après apurement sous 2 mois. Ces délais sont calendaires, rappelle Service Public. Pour le nouveau syndic, c'est aussi le moment de construire la base documentaire de l'immeuble, et donc celle de l'assistant d'équipe, sur des documents complets.

Ce que dit le texte

La fiche Service Public sur le sort des documents au changement de syndic (vérifiée le 04/08/2026) s'appuie sur l'article 18-2 de la loi du 10/07/1965 et sur l'article 33-1 du décret du 17/03/1967 :

Les archives sont « portables » : c'est l'ancien syndic qui les envoie. Les documents remis sous forme dématérialisée doivent pouvoir être téléchargés et imprimés. Si les archives sont confiées à un prestataire spécialisé, l'ancien syndic l'informe dans le même délai.

En cas de retard ou de refus, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical met l'ancien syndic en demeure ; à défaut, le président du tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble peut ordonner la remise sous astreinte. Pour un cas précis, voyez votre conseil.

La liste à contrôler à réception

D'après la même fiche, les documents attendus sous un mois comprennent notamment :

Juridiques et administratifs

• règlement de copropriété et état descriptif de division ;
• registre des procès-verbaux d'assemblée ;
• liste des copropriétaires ;
• carnet d'entretien ;
• contrats en cours.

Comptables et financiers

• relevés et soldes bancaires, grands livres, balance ;
• documents sur les impayés et les procédures ;
• factures et justificatifs.

Techniques

• diagnostics obligatoires, dont le diagnostic technique global et le diagnostic de performance énergétique ;
• plans ;
• documents sur les sinistres et les assurances.

Personnel du syndicat

• contrats de travail et documents sociaux.

Cochez chaque ligne du bordereau à réception. Ce qui manque doit être réclamé dans les délais, pas découvert six mois plus tard quand un copropriétaire demande une décision ancienne.

Reconstruire la base de l'assistant

Un changement de syndic est le meilleur moment pour partir propre. La méthode :

1. Trier par usage. Les documents qui répondent aux questions courantes (règlement, état descriptif, procès-verbaux, carnet d'entretien, fiche synthétique, contrats d'entretien, contrat d'assurance) vont dans la base de l'assistant. Les comptes détaillés, les procédures et les documents du personnel restent dans l'outil de gestion.
2. Vérifier les versions. Un règlement sans ses modificatifs, un carnet d'entretien qui cite encore l'ancien syndic : corrigez avant d'ajouter. Voir le règlement de copropriété.
3. Reprendre le registre des procès-verbaux en entier, pas seulement les trois derniers mis en ligne. Voir retrouver une décision d'assemblée.
4. Mettre à jour les documents qui nomment le syndic : la fiche synthétique porte le nom du représentant légal, le carnet d'entretien l'identité du syndic en exercice.
5. Ouvrir l'extranet. Pour un syndic professionnel, l'article 18 de la loi prévoit l'accès en ligne sécurisé, sauf décision contraire de l'assemblée à la majorité de l'article 25 ; le décret du 23/05/2019 fixe la liste minimale des documents. Voir l'extranet.

Ce qui ne va jamais dans l'assistant

• La liste des copropriétaires : le décret du 23/05/2019 la réserve à l'espace du conseil syndical.
• Les documents du personnel du syndicat : données personnelles de salariés.
• Les relevés bancaires, les impayés nominatifs, les assignations en cours : informations réservées, pour une partie, aux membres du conseil syndical selon le même décret.

Pour le syndic sortant

Le syndic qui quitte un immeuble a intérêt à disposer d'archives bien classées : le bordereau se prépare plus vite, et le conseil syndical, qui en reçoit une copie, peut le vérifier. Les mêmes règles de rangement servent les deux côtés : un dossier par immeuble, des fichiers nommés avec la date, un registre des procès-verbaux complet.