Retrouver une décision d'assemblée générale

Une décision d'assemblée générale (AG) se retrouve dans le procès-verbal de la séance qui l'a votée, et ces procès-verbaux sont inscrits les uns à la suite des autres dans un registre tenu par le syndic. La difficulté n'est pas de savoir où chercher, mais de chercher vite dans des années de procès-verbaux : « A-t-on voté la fermeture du portail ? En quelle année ? À quelle majorité ? » C'est exactement le genre de question où un assistant qui a lu tous les procès-verbaux d'un immeuble fait gagner du temps, à condition qu'il cite la séance et la résolution.

Ce que contient un procès-verbal

La fiche Service Public sur le compte rendu d'assemblée (vérifiée le 18/02/2026) donne le contenu obligatoire :

• l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour et le résultat de chaque vote ;
• les noms et le nombre de voix des copropriétaires qui ont voté contre, se sont abstenus ou sont assimilés à des défaillants ;
• les réserves sur la régularité des décisions et les incidents techniques qui ont empêché un vote à distance ;
• la feuille de présence, annexée.

Il est signé par le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateurs, à la fin de l'assemblée ou au plus tard dans les 8 jours. Les décisions sont notifiées dans le mois qui suit aux copropriétaires opposants et défaillants.

Pourquoi on perd les décisions

• Les procès-verbaux sont des PDF scannés. Une recherche par mot ne trouve rien dans une image.
• Les intitulés varient. « Portail », « fermeture de la résidence », « contrôle d'accès » : trois mots pour le même sujet, sur dix ans.
• Une décision en annule une autre. Une résolution de 2019 peut avoir été modifiée en 2023. Lire la première seule donne une réponse fausse.
• L'extranet ne montre pas tout. Le décret du 23/05/2019 impose de mettre en ligne les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles appelées à connaître des comptes, avec le cas échéant les devis de travaux approuvés. Les décisions plus anciennes, et celles d'assemblées extraordinaires, peuvent ne se trouver que dans le registre.
• Le changement de syndic. Le registre des procès-verbaux fait partie des documents que l'ancien syndic doit transmettre dans le mois qui suit la fin de ses fonctions (fiche vérifiée le 04/08/2026). S'il arrive incomplet, des décisions manquent. Voir le changement de syndic.

Préparer les procès-verbaux pour un assistant

1. Rassemblez le registre complet, immeuble par immeuble, du plus ancien au plus récent.
2. Rendez les scans lisibles. Un procès-verbal scanné doit passer par une reconnaissance de caractères ; relisez au moins les résolutions et les résultats de vote, là où une erreur de lecture change le sens.
3. Nommez chaque fichier de façon constante : immeuble, date de l'assemblée au format AAAA-MM-JJ, type (ordinaire, extraordinaire). Exemple : « residence-les-tilleuls_2024-06-12_ordinaire.pdf ».
4. Séparez les annexes. La feuille de présence contient des noms et des tantièmes : elle n'a pas sa place dans un assistant ouvert à tous les copropriétaires.
5. Tenez une table des décisions durables : une ligne par décision qui s'applique encore (règle d'usage, autorisation de travaux privatifs, délégation au conseil syndical), avec la date et le numéro de résolution. L'assistant s'en sert pour savoir quelle décision a remplacé l'autre.

Ce que l'assistant doit répondre

Une bonne réponse ressemble à ceci : « L'assemblée générale du 12/06/2024 de la résidence a adopté, résolution n° 14, la pose d'un contrôle d'accès au portail ; voir le procès-verbal. » Elle donne la date, le numéro de résolution, le résultat, et renvoie au document.

Exigez de l'assistant qu'il :

• cite toujours la date de l'assemblée et le numéro de résolution ;
• signale quand plusieurs résolutions portent sur le même sujet, la plus récente en premier ;
• dise « je ne trouve pas de décision sur ce sujet » plutôt que de déduire une règle ;
• ne publie jamais les noms des opposants ou des abstentionnistes, même s'ils figurent dans le procès-verbal.

Ce qu'il ne doit pas faire

• Dire si une décision est valable. La fiche Service Public rappelle que les opposants et défaillants disposent de 2 mois à compter de la notification pour contester, devant le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble, avec un avocat. Une question sur la régularité d'un vote revient au gestionnaire, et au conseil du copropriétaire.
• Remplacer la copie officielle. Le copropriétaire qui veut une copie ou un extrait du procès-verbal la demande au syndic, qui doit la lui remettre (des frais peuvent être prévus par le contrat).
• Répondre sur une question jamais votée en s'appuyant sur une décision voisine.

Côté gestionnaire

Le même assistant sert en interne. Avant de préparer l'ordre du jour, le gestionnaire demande : « Qu'a-t-on déjà voté sur la toiture depuis 2018 ? » La fiche sur la convocation rappelle que chaque question doit être précise, porter sur un seul objet et indiquer la majorité requise. Retrouver les votes passés aide à formuler la résolution, et à choisir la bonne majorité : voir les majorités des articles 24, 25 et 26.