Assistant IA de syndic : par où commencer

Pour commencer, choisissez un immeuble, rassemblez ses documents de référence (règlement, état descriptif de division, procès-verbaux, carnet d'entretien, fiche synthétique, contrats en cours) et testez un assistant d'équipe sur les questions que votre cabinet reçoit vraiment. Le décret du 23/05/2019 vous donne une bonne base : la liste des documents que le syndic professionnel met en ligne pour tous les copropriétaires est, à peu de chose près, celle qu'un assistant peut lire.

La liste des documents à rassembler, par immeuble

La plupart de ces documents figurent dans la liste du décret du 23/05/2019 pour l'espace commun aux copropriétaires : règlement et modificatifs, fiche synthétique, carnet d'entretien, diagnostics des parties communes, contrats d'assurance, d'entretien et de syndic, procès-verbaux des trois dernières assemblées annuelles. Pour l'assistant, prenez le registre complet, pas seulement ces trois derniers. Voir l'extranet.

Ce qui reste dehors

• La liste des copropriétaires : le décret la réserve au conseil syndical.
• Les comptes individuels et appels de fonds : réservés à chaque copropriétaire pour son lot.
• Les relevés bancaires, assignations et décisions de justice en cours : réservés au conseil syndical.
• Les feuilles de présence annexées aux procès-verbaux : noms et tantièmes.
• Les mails des copropriétaires et les dossiers de sinistre : données personnelles.
• Les documents du personnel du syndicat.

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) indique, dans ses questions-réponses du 18/07/2024, que l'organisme qui relie un système d'IA à sa base de connaissances est responsable de ce traitement lorsqu'elle contient des données personnelles. Le plus simple est de ne pas en mettre. Pour votre situation, voyez votre délégué à la protection des données ou la CNIL.

Les étapes

1. Choisir un immeuble pilote aux documents complets. Un immeuble repris récemment d'un autre syndic peut avoir des archives incomplètes : voir le changement de syndic.
2. Vérifier les versions. Fiche synthétique de l'année, carnet d'entretien à jour, règlement avec ses modificatifs. Service Public rappelle que la fiche synthétique se met à jour dans les 2 mois suivant la notification du procès-verbal d'approbation des comptes.
3. Rendre les scans lisibles. Les règlements et procès-verbaux anciens sont souvent des images. Relisez les grilles de charges et les résultats de vote après reconnaissance de caractères.
4. Nommer les fichiers avec l'immeuble et la date : l'assistant doit savoir de quelle résidence et de quelle année il parle.
5. Écrire les consignes : citer le document et sa date, préciser l'immeuble, dire « je ne sais pas » plutôt qu'inventer, renvoyer vers le gestionnaire pour les urgences, les litiges et les comptes. Voir le tri des demandes.
6. Tester avec vingt vraies questions tirées de vos mails, sans les noms : charges, animaux, travaux, dates d'assemblée, sinistre. Notez chaque réponse fausse et cherchez le document qui manquait.
7. Décider du public. Commencez par l'équipe du cabinet. Ouvrez aux copropriétaires seulement quand les réponses sont fiables, avec une mention claire qu'il s'agit d'une IA : la CNIL rappelle que le règlement européen sur l'IA impose d'en informer les personnes qui interagissent directement avec un tel système.

Syndic professionnel ou bénévole

L'article 18 de la loi du 10/07/1965 réserve l'obligation d'accès en ligne au syndic professionnel ; le carnet d'entretien, lui, est confié au syndic sans distinction. Le syndic bénévole répond aux mêmes questions de ses voisins. La même liste de documents lui sert, à l'échelle d'un seul immeuble.

Choisir l'outil

Plusieurs solutions permettent de construire un assistant à partir de documents. ALMA, la plateforme éditée par IArche, sert à créer un assistant qui répond à partir des documents et des données de l'entreprise : on y construit sa base de connaissances en envoyant ses fichiers ou en faisant lire son site, et l'assistant peut être intégré au site par une petite fenêtre de discussion. Sa page des fonctionnalités annonce des citations automatiques des sources et un partage avec l'équipe, avec gestion des rôles et des permissions. Pour tout ce qui touche à l'hébergement, aux données et à l'organisation par immeuble, c'est à vérifier avec IArche avant de vous engager, comme avec tout autre fournisseur.

Avant de choisir, vérifiez trois choses avec votre immeuble pilote : l'outil sépare-t-il bien les documents de deux résidences, cite-t-il ses sources, et dit-il quand il ne trouve pas ?